今天想和大家分享的主題是——如何打造你的個人郵件風格。

我經常會在學員群里看到這樣一個現象：

有學員不知道該怎么給客戶寫郵件，或者不知道怎么用英文寫一個比較好的回復，然后就會在群里面咨詢群友。

有一些非常樂意幫助人的群友，他們就會去寫一些回復的郵件版本。

那我發現不同人所寫的郵件，盡管是同樣描述一件事情，但是寫出來的東西確實有很大的差別。

這就是因為不同人的郵件寫作風格是不一樣的。

或者說他寫郵件的氣質以及寫作能力等等，都造成了在外部你所看到的，他的寫作風格是完全有差異的。

那么對于打造個人郵件風格這條路，我認為必須經歷以下這幾個階段：

01 前兩個階段

首先第 1 個階段，你要學會清楚、完整地去表達你所要表達的意思，這也是最基礎的階段。

每個人的英語能力是不一樣的。

有些人英語水平很棒，他會有非常多的英語詞匯，以及寫作的句型句式儲備。

在寫郵件時，他不用花很多時間去考慮哪個詞更加貼切、標準或更地道，他會有一個非常快的本能反應。

有些人的英語能力呢可能要差一些，在這個階段，其實你只要把你要表達的內容盡量清楚、詳盡地表達出來，就可以了。

在第 2 個階段，你要盡量把你的表達方式變得簡潔。

但是這個階段，并不是強求一定要這樣，依情況而定。

比如有些人的英語水平可能差一些，那首先你要認清自己的情況，你要先力求能夠把你要表達的文字，給清楚地表達出來。

這時你不能太過于追求簡潔，也就是說這個階段你不要太強求自己。

相比較簡潔和表達清楚，我認為表達清楚是更重要的。

因為語言它只是一個工具，你不能為了證明自己英文水平高，就故意一味地去追求簡潔。

那其實這種情況下，你是被語言所綁架了，而并不是站在生意的角度去處理問題。

所以，我們要更從生意的角度去考慮，如果一件事情簡潔地去表達有困難的話，那最起碼你要把它表達清楚，這就可以了。

如果文字長一點，就長一點。

當你郵件寫的多了以后，你自然會慢慢地轉變。

那在第 2 個階段，你要盡量學著去用簡潔的表達，盡量去用一些短句來替代長句，我認為這是你需要去考慮的。

因為你做外貿，并不是只和一些以英語為母語的人打交道，你也和一些母語并不是英語的國家的人在打交道。

客戶的英語水平也是高低不等的。

所以適當地去用一些短句來替代長句，我認為這個是比較合適的，也可以使得很多人更容易去理解。

前面的這兩個階段，是大部分外貿人都停留在的階段，也就是說內容力求表達清楚，并且力求做到簡潔地表達。

如果你已經停留在這個階段很久了，這時候就要努力往下一個階段去邁進。

02 階段三

下一個階段，我們要學習客戶的郵件，學習客戶風格，模仿客戶的一些用詞用語。

這個是寫作上的一種借鑒，是為了讓自己的說辭更加貼近客戶的表達方式。

比如說客戶 A 郵件寫得非常不錯，用語也非常地道，我會經常去揣摩客戶 A 的郵件。

我會學著使用客戶 A 寫作的一些詞語及句式，用來給客戶 B 回復郵件，這時我會發現溝通的效率提高了很多。

那么同樣，如果客戶 B 的郵件里有表達得非常好的地方，我也會把它記錄下來，然后給客戶 C 或 A 回復時我也會用到。

這就是活學活用嘛，有借鑒那么你就要活學活用。

剛開始學習的時候是比較困難的，因為你可能會需要改變書寫方式、書寫習慣、一些句型用詞等等。

但是隨著你慢慢地積累，有一天你會很自然地去使用這些句型，去用到你的郵件上面。

我舉個例子：

大家知道西班牙人很多都喜歡足球，而且他們的足球水平也是挺高的。

我有一個西班牙的客戶，他是一個地地道道的球迷，他非常喜歡梅西、哈維這些球星。

那么同樣的，他的郵件寫作風格也是非常的特別，比如他會這么表達“請立即開始生產”：

Please kick off the production as soon as possible.

那么這個詞 kick off 代表什么呢？

經常看足球比賽的同學都知道，kick off 是指開場，開始踢。

隨著 kick off 這個指令下達，比賽就已經開始正式計時了，球也正式開始踢了。

所以這個 kick off 就代表開始。

這個客戶的表達，很明顯地帶有他的個人郵件風格，可以看出來他很喜歡足球。

那在后面我跟一些西班牙的客戶去溝通，包括跟一些南美客戶去溝通聯系的時候，我也會學習著去用這樣的詞。

有的時候客戶會覺得很感興趣、很親切，有西班牙的客戶就會問我，你喜歡足球嗎？你喜歡哪一個球星？

通過學習客戶的一些非常好的表達方式，我們可以非常輕松地去拉近與客戶的距離。

既然講到這，那我就多講一下。

我有一個客戶，他跟我寫郵件時不會去稱呼我的名字。

正常來說，客戶會回復什么 Hello Sam，Hi Sam , Dear Sam...

但這個客戶他只會回一個 Hello，比如說 Hello，I need samples.

然后就直接開始正題了，他根本就沒有帶我的名字。

我覺得這時客戶跟我之間的距離，還是有一點疏遠的。我能夠感覺到，我跟客戶有一種距離感。

盡管客戶是找我要的樣品，但是通過他郵件的一些表達，我能夠感覺出來，客戶可能想表達的是：

我即使要了你的樣品，也不代表我就一定會跟你合作。

我通過模仿另外幾個西班牙客戶的寫作風格，給客戶回復了幾次以后呢，我發現他開始加上我的名字了。

他的郵件會寫 Hello Sam，這個時候我會覺得很有成就感。

因為我知道，這種距離感是在一封又一封的郵件當中，我有意識地去使用一些非常不同的表達，學習的其他客人的一些表達，然后讓客戶產生了一種親切感，或者說不一樣的感覺，這樣才消除的。

OK，我們在經歷了前兩個階段之后，我們要學著去借鑒客人的一些表達方式。

借鑒他們非常有趣的，或者非常高效的一些語句、地道的一些表達，甚至是一些俚語，我覺得都是非常有幫助的。

當你的郵件寫作水平達到了這個階段，你借鑒客戶寫作的風格或者一些語句用法，我相信你是能夠真正地感覺到，你是從中獲益的。

同樣你寫出來的郵件，也是比之前的那些階段寫出的郵件都更好，更容易跟客戶進行深層次溝通。

03 終極階段

OK，上面這個階段我們已經達到之后，我們就要往更高級的一個階段去邁進了。

這個階段，就是我們終極的階段，也就是決定你的個人郵件風格形成的一個階段。

我們拿練習書法來做比喻，你的前期一定是在學習借鑒、臨摹，然后慢慢的，開始有人夸你的毛筆字寫的好。

然后你開始不斷地去練習，最后你逐漸脫離這些臨摹。

開始在練習當中你不斷去感悟，跟隨自己的心境、性格，能夠收放自如，漸漸地形成自己的風格。

其實寫郵件也是一樣。

郵件的終極階段是，根據你自己的心境、性格和處事方式，最后形成一個你自己獨特的郵件風格。

比如說你的心思比較細膩，相比較別人，你會非常輕松地發現客戶郵件中的語氣態度、用詞用語的一些微妙變化。

你很容易去把握客戶的一些想法，或者說你可以揣摩客戶的一些動機，去進行一些細膩的分析。

那這個時候，你跟客戶溝通所表達出來的風格，就是：

服務意識很強，你想的很周到，你可能把很多種問題替客戶提前想到了。

那么從這個郵件風格里面，其實你也體現了你的專業度在里面，也能夠獲得客戶的信任。

在郵件里面，你所給客戶的感覺不僅僅只有邏輯能力強、服務意識好、考慮周到等等這些印象。

還有很多風格你可以體現給客戶，比如說在某些小的方面你并不糾纏，并不跟客戶斤斤計較。

或者說客戶對一些問題提出質疑批評，在郵件里面你也非常大氣地去承認和接受客戶的質疑，并且給出非常中肯的一些修改意見等等。

04 避免誤區

當你走過了郵件的這幾個階段，你的寫作表達溝通越來越成熟，你的心態越來越篤定而平和。

你也會不知不覺地散發出，你非常獨特的個人魅力。

那我相信客戶在郵件當中是可以感受到的，他可以感受到你是一個很優秀、很用心的人。

這是一個從量變到質變的過程，是要靠你平時一點一滴的積累的。

所以我覺得從現在開始，你要有意識地去打造你個人的郵件風格。

最后在我們打造個人郵件風格之路上，我們一定要避免一個誤區：

我們在寫郵件時，無論你借鑒客戶的郵件寫法，還是你自己力求表達你的專業度，或者周到的服務等等。

你的郵件千萬要表達地得體，不要太過了，不要讓人看了覺得有點矯揉造作。

我認為畢竟它是一個商業郵件，你只要把一些事情清楚地表達好就行了。

另外你跟客戶之間呢，也主要是在談生意，尋求一個長期的合作關系。

所以你的郵件不要顯得太感性，不要帶入你過多的個人情感在當中。

可以適當有一點點，但是過多了就會讓人覺得有點膩，有點不太得體，有點矯揉造作的感覺。

OK，以上就是今天我想跟你分享的內容。

（來源：料神外貿）
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