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2019-10-23 13:52
寫出一封郵件并不難，寫好一封郵件卻很難，相信做外貿的朋友，對此都深有體會。
具體難在哪里，各有各的“血淚史”。
從我這些年收到的學員反饋來看，病癥千奇百怪，但歸結到最后還是：
拿不到訂單。
因為一篇文章羅納所有不太可能，今天就結合一些高頻“坑點”，分享下郵件中常見的邏輯漏洞和細節處理。
雖然不一定能讓你的郵件無懈可擊，但把你的郵件拉升幾個檔次，少吃點虧還是綽綽有余的。
01、郵件未成，邏輯先行
首先從“思維邏輯”開始，因為這是你郵件成型的必要條件。
如果在寫郵件之前，腦子里沒有一個清晰的結構框架，那憑意識流寫出來的東西，水平怎么樣是可想而知的。
一般的郵件，不管是開發信還是其他，都是三段式，最多不超過四段。大家可以回憶一下自己寫的郵件，如果超過這個段落數，你就要重新理一理自己的邏輯了。是否過于啰嗦，重點模糊？是否層次不明了，讓人沒有閱讀欲？你要知道，外國客戶通常只會花3-4秒鐘掃一封郵件。如果超過這個時間成本，那你的郵件十之八九進垃圾箱。這不是在唬人，可以具體來看一個案例。
這是我真實收到過的一封開發信，大家覺得如何？
首先一眼看上去，感覺就是長。根據我說的3段式要求，這肯定超了。那有沒有必要寫這么長呢？這里面的信息都是必不可少的嗎？顯然不是，不然我不會提“3段式”這么明確的標準。
就比如“Maybe now you have regular business partner. If so, please leave my message in your email box. Maybe someday it will be useful.”這段。有存在的意義嗎？客戶如果真想刪掉你的郵箱，你這句話能阻止嗎？所以結構上多出來這么一段，完全是邏輯上的混亂。另外公司介紹的部分也很多余。如果不是知名企業，比如世界五百強這種等級，客戶是沒興趣了解的。
當然，這封郵件還有其他問題，考慮到是行文結構方面的分析，就不再多說了。
另外，除了框架結構上需要緊湊清晰的邏輯作支撐，還有一點需要注意的是郵件中是否存在漏洞。既避免踩對方的陷阱，也不要自己挖坑自己跳。除了要做到滴水不漏，最重要的還是“嚴謹”。
比如我有個朋友曾經就遇到過這樣一個問題：
工廠方面的原因，他已經第二次向客戶申請延期交貨了，然后客戶發來一句“We cannot afford any further delay."這句話是什么意思呢？其實存在歧義，既可以理解為：你這次延期我接受，但是下次不可以了；也可以理解為：我過去已經同意你延期了，這次就不行了。
這大概率是客戶留下的“陷阱”，如果東西當時在市場上賣得不錯，你延期發貨可能什么事都沒有。
但如果行情不行，也有可能你快要準備安排出貨了，客人突然通知你“這批貨不要了，因為你延期我沒有辦法搞促銷。”
萬一遇到這種情況你是有理說不清的，因為解釋權在對方手里，你很被動。所以需要把這種可能扼殺在源頭。你完全可以以第一種理解做回復：首先感謝諒解，再請求對方確認并通過一下新的ETD。只有這樣做，才能完全避坑。
02、細節永遠是加分項
如果邏輯結構上沒什么問題，那就可以考慮怎么讓郵件更完美精致了。
一封完美的郵件，在細節上肯定是面面俱到的，而“細節”又常常是被大家忽略的，所以接下來談談一些零碎但有用的“細節”。
一.字體
這可能對很多人來說太多余了，認為這完全不重要。我說過，細節是錦上添花的東西，你沒有不見得就搞砸事情，但有了肯定加分。就像郵件的字體，它不會影響文本的理解，但絕對影響閱讀的體驗。如果能采用讓客戶舒適的字體，也能讓你的郵件搏得幾分好感。
我對商務郵件字體的意見是：
不要使用奇怪的或者特殊的字體，盡量用常規字體。
英文郵件千萬不要使用“宋體”。
大小基本選11號或12號就可以了。
二.標點
標點符號其實還蠻重要，有時候跟語氣、句意都有關系。比如不要使用太多感嘆號，句子寫完一定要加句號，英文標點符號后面必須空一格再繼續。
三.郵件的語氣
提到語氣，可能有的人就下意識覺得要怎么委婉怎么來，事實上也未必。這其實是根據你自己的職位、對方的職位，或者你們之間的熟悉程度來斟酌敲定的。但有一些表達方式，不管是什么關系，都不建議使用，很容易冒犯到別人。
比如“Regarding this point, my understanding is...”這種說法就有全盤否定對方的意思，非常不禮貌，如果改成“In my opinion, ..., is it correct?”就更為妥當些。
四.簽名
郵件里插入簽名其實還挺重要的，因為郵件這種交流方式的及時性并不那么強。如果客戶有緊急的事情找你，卻沒有你其他的聯系方式，那你很可能就失去一個潛在的機會。不要覺得這不可能，因為我真實遇到過。簽名一般是由你的名字、職位、電話號碼、公司全稱、地址等要素構成，大家做的時候盡量全面一些。好了，關于郵件邏輯和細節的分享先到這里，希望大家能夠對照自己的郵件查漏補缺。最后祝大家都能寫出優秀的郵件，拿到更多的訂單！（來源： 毅冰米課）
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