客戶(hù)詢(xún)盤(pán)：

在客戶(hù)下Purchase Order之前，通常會(huì)先向業(yè)務(wù)部提出Order Inquiry，以了解訂單細(xì)節(jié)。

報(bào)價(jià)：

業(yè)務(wù)部需要及時(shí)回復(fù)客戶(hù)詢(xún)盤(pán)，確認(rèn)貨物品名、型號(hào)、生產(chǎn)廠(chǎng)家、數(shù)量、交貨期、付款方式、包裝規(guī)格和柜型等信息，并制作成正式報(bào)價(jià)單Quotation發(fā)給客戶(hù)。報(bào)價(jià)單需要用公司抬頭，并注明客戶(hù)信息和報(bào)價(jià)有效期，因?yàn)閳?bào)價(jià)可能會(huì)受到匯率和原料價(jià)格的影響而做出調(diào)整。

接收訂單：

客戶(hù)確認(rèn)報(bào)價(jià)后，會(huì)向業(yè)務(wù)員發(fā)送訂購(gòu)單Purchase Order，并要求業(yè)務(wù)員制作形式發(fā)票P(pán)roforma Invoice。業(yè)務(wù)員制作完發(fā)票后，需要發(fā)送給客戶(hù)確認(rèn)。

準(zhǔn)備生產(chǎn)訂單：

收到客戶(hù)的訂單確認(rèn)后，開(kāi)始準(zhǔn)備下達(dá)工廠(chǎng)生產(chǎn)訂單。

業(yè)務(wù)審批：

業(yè)務(wù)部按公司流程制作訂單明細(xì)，與客戶(hù)訂單復(fù)印件一起提交管理人員審批，并交由跟單員進(jìn)行跟進(jìn)。若公司沒(méi)有跟單員，則業(yè)務(wù)員需自行跟進(jìn)。

下達(dá)生產(chǎn)通知：

業(yè)務(wù)部在確定交貨期后，可下達(dá)生產(chǎn)通知，以便工廠(chǎng)按時(shí)生產(chǎn)。具體來(lái)說(shuō)，如果是L/C付款的客戶(hù)，一般會(huì)在交貨期前1個(gè)月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到，并審查信用證、檢查交貨期和可能存在的問(wèn)題，及時(shí)請(qǐng)客人更改證書(shū)。如果是T/T付款的客戶(hù)，需要確認(rèn)定金已經(jīng)到賬。如果是放賬客戶(hù)或通過(guò)銀行D/A等方式收匯，則需要經(jīng)過(guò)經(jīng)理確認(rèn)。

驗(yàn)貨：

在交貨期前一周左右，要通知驗(yàn)貨員驗(yàn)貨。如果客戶(hù)要自行或指定檢驗(yàn)員來(lái)驗(yàn)貨，需提前一周約好時(shí)間并告知計(jì)劃部；如果客戶(hù)指定由第三方驗(yàn)貨公司或公正行等進(jìn)行驗(yàn)貨，要在交貨期前兩周與相關(guān)公司聯(lián)系，預(yù)約驗(yàn)貨時(shí)間，并將驗(yàn)貨時(shí)間通知工廠(chǎng)。

制備基本文件：

根據(jù)工廠(chǎng)提供的裝箱資料，制作出口合同、商業(yè)發(fā)票、裝箱單等文件，并交由業(yè)務(wù)跟單員制作并交給單證員。

商檢：

如果是國(guó)家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠(chǎng)下訂單時(shí)要明確商檢要求，并提供出口合同、發(fā)票等商檢所需資料。同時(shí)要告訴工廠(chǎng)將來(lái)產(chǎn)品的出口口岸，以便工廠(chǎng)辦理商檢。應(yīng)在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。

租船訂倉(cāng)：

1. 如果客戶(hù)的報(bào)價(jià)基于FOB條款，通常會(huì)指定貨代。要盡早聯(lián)系貨代，了解將要安排的出口口岸、船期等情況，并確認(rèn)工廠(chǎng)的交貨能否早于開(kāi)船期至少一周以前，并確保船期能夠滿(mǎn)足客戶(hù)要求的交貨期。應(yīng)在交貨期兩周之前向貨運(yùn)公司發(fā)出書(shū)面定倉(cāng)通知（SHIPPING ORDER），通常在開(kāi)船一周前可拿到定倉(cāng)紙。

2. 如果由賣(mài)方支付運(yùn)費(fèi)，則需盡早與貨運(yùn)公司或船公司咨詢(xún)相關(guān)信息，并選擇價(jià)格優(yōu)惠、信譽(yù)好且船期合適的船公司，并告知客人。如客人不同意則需要選擇客人認(rèn)可的船公司。在開(kāi)船前兩周需提供書(shū)面定倉(cāng)通知。

3．當(dāng)貨物不足一個(gè)貨柜時(shí)，需要向貨代公司定散貨倉(cāng)位。在拿到入倉(cāng)紙之后，必須了解截關(guān)時(shí)間、入倉(cāng)報(bào)關(guān)要求等內(nèi)容。

拖柜安排：

1.當(dāng)貨物準(zhǔn)備妥當(dāng)且驗(yàn)貨通過(guò)后，應(yīng)委托拖車(chē)公司提柜并裝柜。選擇一個(gè)安全可靠、價(jià)格合理的拖車(chē)公司簽訂長(zhǎng)期合作協(xié)議，以確保安全及準(zhǔn)時(shí)。必須向拖車(chē)公司提供以下資料：定倉(cāng)確認(rèn)書(shū)/放柜紙，船公司，定倉(cāng)號(hào)，拖柜委托書(shū)，注明裝柜時(shí)間、柜型及數(shù)量、裝柜地址、報(bào)關(guān)行及裝船口岸等。如果有驗(yàn)貨公司監(jiān)督裝柜，必須專(zhuān)門(mén)聲明不能晚到。而且必須要求回傳一份上柜資料，列明柜號(hào)、車(chē)牌號(hào)、司機(jī)及聯(lián)系電話(huà)等。如果沒(méi)有長(zhǎng)期合作的拖車(chē)公司，也可以讓貨代安排貨運(yùn)事宜，并在向貨代支付本地費(fèi)用時(shí)一并支付提貨相關(guān)費(fèi)用。

2.發(fā)送一份裝車(chē)資料給工廠(chǎng)，列明上柜時(shí)間、柜型、定倉(cāng)號(hào)、訂單號(hào)、車(chē)牌號(hào)以及司機(jī)聯(lián)系電話(huà)。

3.工廠(chǎng)必須在貨柜離開(kāi)工廠(chǎng)后盡快提供一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部，列明貨柜離廠(chǎng)時(shí)間、實(shí)際裝貨數(shù)量等，并記住裝箱號(hào)碼和封條號(hào)碼作為提單的資料。工廠(chǎng)在裝柜后必須上封條。

委托報(bào)關(guān)：

在拖柜的同時(shí)，需要將報(bào)關(guān)所需資料提交給合作報(bào)關(guān)行，委托出口報(bào)關(guān)并進(jìn)行商檢通關(guān)換單。通常需要為報(bào)關(guān)留出兩天時(shí)間（船截關(guān)前）。在委托報(bào)關(guān)時(shí)，必須提供一份裝柜資料，其中應(yīng)包括所裝貨物及數(shù)量、口岸、船公司、定倉(cāng)號(hào)、柜號(hào)、船開(kāi)截關(guān)時(shí)間、拖車(chē)公司、柜型及數(shù)量、本公司的聯(lián)系人和電話(huà)等。

獲得運(yùn)輸文件：

1．最遲在船開(kāi)船后兩天內(nèi)，必須向船運(yùn)公司或貨代發(fā)送提單補(bǔ)料資料。補(bǔ)料內(nèi)容必須按照L/C或客戶(hù)的要求來(lái)制定，包括正確的貨物數(shù)量、特殊要求等，例如要求船公司隨同提單出具的船證明等。

2．必須督促船公司盡快出示提單樣板及本地費(fèi)用賬單。核對(duì)提單樣本無(wú)誤之后，必須書(shū)面向船公司確認(rèn)提單內(nèi)容。如果提單需要客戶(hù)確認(rèn)，則必須先提交提單樣板給客戶(hù)進(jìn)行確認(rèn)，然后再要求船公司出具正本。

3．必須及時(shí)支付運(yùn)雜費(fèi)等本地費(fèi)用，支付完成后通知船公司及時(shí)取得提單正本等運(yùn)輸文件。

準(zhǔn)備其他文件:

1．商業(yè)發(fā)票：在L/C要求提交的文件中，最嚴(yán)格要求的是商業(yè)發(fā)票。發(fā)票日期必須確定在開(kāi)證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述必須與L/C上完全相同，小寫(xiě)和大寫(xiě)金額都必須正確無(wú)誤。L/C上對(duì)發(fā)票的條款應(yīng)顯示嘜頭。如果發(fā)票需要辦理對(duì)方大使館認(rèn)證，一般需要提前20天辦理。

2．FORM A原產(chǎn)地證書(shū)：FORM A原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到檢驗(yàn)檢疫局申辦。需注意的是運(yùn)輸日期要在L/C的交貨期和開(kāi)船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書(shū)，需提供報(bào)關(guān)單，提單等文件。經(jīng)香港轉(zhuǎn)運(yùn)的貨物，F(xiàn)ORM A證書(shū)通常要到香港的中國(guó)商檢公司辦理加簽，證明未在港對(duì)貨物進(jìn)行再加工。目前市面上有許多代辦FORM A證的服務(wù)，可根據(jù)需要找人代辦。

備注：FORM A，就是普惠制原產(chǎn)地證明書(shū)，它是具有法律效力的我國(guó)出口產(chǎn)品在給惠國(guó)享受在最惠國(guó)稅率基礎(chǔ)上進(jìn)一步減免進(jìn)口關(guān)稅的官方憑證。目前給予我國(guó)普惠制待遇的國(guó)家共38個(gè)。

3．一般原產(chǎn)地證 (CO,也就是certificate of origin)：一般原產(chǎn)地證可在中國(guó)貿(mào)易促進(jìn)會(huì)辦理，要求低一些。可在發(fā)貨之后不太長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)補(bǔ)辦。如果原產(chǎn)地證書(shū)要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。目前市面上有許多代辦原產(chǎn)地證的服務(wù)，費(fèi)用一般在100-200元之間，可根據(jù)需要找人代辦。

4．裝運(yùn)通知：一般是要求在開(kāi)船后幾天之內(nèi)，要通知客人發(fā)貨的細(xì)節(jié)，包括船名，航班次，開(kāi)船日，預(yù)計(jì)抵港日，貨物及數(shù)量，金額，包裝件數(shù)，嘜頭，目的港代理人等。有時(shí)L/C要求提供發(fā)送證明，如報(bào)告書(shū)，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時(shí)間內(nèi)辦理。

5．裝箱單：裝箱單應(yīng)清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計(jì)算出來(lái)的總體積要與標(biāo)明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號(hào)以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要和提單相符。

交單：

采用L/C收匯的，應(yīng)在規(guī)定的交單時(shí)間內(nèi)備齊全部單證并嚴(yán)格審單，確保沒(méi)有錯(cuò)誤才交銀行議付。

（來(lái)源：網(wǎng)易外貿(mào)通）

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