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郵件禮儀規定了當你向潛在客戶、商業伙伴、同事、經理或熟人發送信息時，什么是合適的，什么是不合適的。郵件禮儀可以幫助你因避免溝通不暢和錯誤所帶來的不良影響，特別是那些直接跟客戶溝通的業務員或銷售人員更應該知道并遵守。

1、什么是英文商務郵件禮儀？

商務郵件禮儀是人們在郵件交流時的一套默認規則和建議。

通常情況下，商業溝通的郵件禮儀開始時將是直截了當和專業的。當你與潛在客戶發送郵件來建立關系時，你可以使用更自然的語言，同時仍然保持專業的語氣。這可以讓你的個性得到彰顯，這樣未來的客戶就可以更好地了解你，并感覺到與你做生意的舒適。

這些建議可能因行業或公司略有不同，但郵件禮儀的原則是一樣的，即：在尊重對方的前提下進行清晰地溝通。

2、英文商務郵件禮儀的提示和實例

郵件是業務員或銷售人員在他們的武器庫中最重要的工具之一，知道并應用這些郵件禮儀，將幫助你與潛在客戶建立起良好的關系。

在郵件中體現出一個較高的禮儀水平，收件人會欣賞和認可你。

1保持語氣專業

如果你不了解潛在客戶，最好保持在寫郵件主題行和問候語的時候，盡量相對正式一些。

如果你之前已經跟對方有過友好的溝通，那么你可以相對自然和隨意一些。

2主題行要簡短清晰，避免模糊不清楚

不要使用“Hi”這樣非常模糊的郵件主題行。

你的主題行應該直奔主題，并且相對簡短。比如：”Follow Up to Our Call” 或 “Summary of December 2 call”

3使用正確的標點符號

當你正確地使用標點符號時，對方可能感覺不到什么；但當你使用錯誤時，對方一樣就能看到。

提示：一般來說，過度使用感嘆號會顯得你不專業，會讓人覺得你過于激動。

4確保語法基本正確

偶爾出現一些語法的錯誤問題不大，但要避免潛在客戶一樣就看到的基本錯誤，例如：

There/they’re/their

提示：使用Grammarly這個免費的語法檢查工具。

5使用表情符號要小心

除非收件人先使用了表情符號，否則你就不要先使用。

研究顯示，在商務郵件中加入不恰當的表情符號會使你看起來不那么專業。

6選擇恰當的問候語

你還需要選擇一個問候語，這可以是正式的，也可以是非正式的，這取決于你于收件人的關系如何。

大多數時候，輕松自然的問候語是合適的，這可以幫助你設定一個友好隨和的基調，并傳達自信。

輕松自然的問候語包括：

Hi

如果你是第一次與某人聯系，或者如果對方是在一個傳統行業工作，那么可以考慮這些一些正式的問候語：

Dear [first name]

你應該避免使用下面這些問候語：

Yo: 太不正式

7用專業的結束語留下好印象

正確的結束語將補充你郵件的語氣和內容，因為結束語是收件人最后讀到的東西，這會影響他們的印象。

如果你正文的語氣是輕松的，就用一個溫暖的結束語來結束，比如：

Thanks

下面是一些正式的結束語：

Thank you

你不應該使用的結束語：

Sincerely: 太過時了

8再三檢查收件人的名字

務必檢查三次你是否正確地拼寫了你的收件人的名字，這只需要兩秒鐘。

提示：不要自己認為對方的名字是”Michael”，你就寫成”Mike”。

9使用正確的大小寫

當你發短信或whatsapp時，你可能不怎么大寫。但當你在寫一封專業的商務郵件時，要正確使用句子的大小寫。

也就是說：把句子中第一個詞的第一個字母和所有的專有名詞大寫。

10使用標準字體和格式

不要使用古怪的字體，狂野的顏色，以及非主流的排版。

堅持使用標準字體，不使用黑色以外的顏色，堅持使用標準的字體大小。

如果你復制和粘貼文本，記得要清除格式，因為如果你不這樣做，你所拷貝的內容將與你的郵件的其他部分出現不同的內容。

另外：在一封郵件中，不要加粗或斜體超過一個詞或一串詞。

11縮短網頁鏈接

將整一個很長的網頁鏈接粘貼到郵件中會占用寶貴的空間，而且看起來很亂，你可以創建超鏈接或插入一個短的URL，比如：

Check outthis article.

12告訴對方你有附件

如果你有附件，那么最好在郵件的某處指出你已經附上了一個附件，這樣收件人就不會忽略它。

簡單說一句：I’ve attached a [document, spreadsheet] for X. 就可以了。

13完善郵件簽名

一個糟糕的郵件簽名真的會對你的關系造成影響。即使你寫了世界上最有說服力的信息，一個糟糕的簽名也會讓你看起來像個外行人。

考慮到少即是多，你的簽名應該相對較小，簡單，而且有節制。堅持你的名字，工作職位，公司網站或LinkedIn網址，以及電話號碼。

14轉發前要思考

如果一個聯系人向你發送私人或敏感信息，在轉發之前要高度謹慎。

另外，當你轉發一個有很多郵件往來的郵件，一個常見的禮節是，你先總結下面討論的內容，以便收件人知道你到底想從他們那里得到什么。

假設你轉發一封有50多封郵件往來的郵件，然后你直接說：see below，那么收件人的確會挺崩潰的。

15回復要及時

何時回復取決于對方的重要程度，對于高價值的聯系人，可能值得在24小時內作出回應。

16設置out-of-office回復

如果你將在很長一段時間內無法工作，那就設置一個out-of-office的自動回復。

17追蹤郵件打開率和點擊率

與其被動地發送 “Did you see my email?”的信息，不如使用郵件跟蹤工具。

你會知道你的收件人打開郵件的確切時間，如果他們沒有合理地回復，你可以找到一個理由來跟進，例如：I read an article on X that reminded me of you; here’s the link if you want to check it out.

18刪除”Sent from my iPhone”的提示語

如果你是使用手機發送郵件，建議你把“Sent from my iPhone”或 “Sent via phone”刪除，那樣看上去更專業一些。

（來源：阿里巴巴外貿圈）

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