RFP是需求建議書，是指從客戶角度出發，全面、詳細地向服務商陳述、表達為了滿足其已識別需求所應做的準備工作。也就是說，需求建議書是客戶向服務商發出的用來說明如何滿足其已識別需求的建議書，是客戶與服務商建立正式聯系的第一份書面文件，又稱招標書。需求建議書一般由客戶起草，主要描述客戶的需求、條件及對項目任務的具體要求。一份完整的需求建議書主要包括滿足其需求的項目的工作自述、對項目的要求、期望的項目目標、客戶供應條款、付款方式、契約形式、項目時間、項目申請書的要求等。

好的需求建議書能讓服務商準確把握客戶所期待的產品或服務。當然，并非在所有情況下都需要準備一份正式的需求建議書，當某一企業的需求由內部開發項目予以滿足時，這一過程似乎變得簡單多了，此時更多需要的是口頭上的交流和信息傳遞，而不是把寶貴的時間耽擱在僅僅起到信息傳遞作用的需求建議書上。例如，某一軟件開發公司感到公司原來的財務分析系統已經遠遠不能適應日益增加的業務需要時，便可直接要求軟件開發小組進行開發，這時只需口頭把相關的要求傳達給軟件開發小組即可。

需求建議書的主要內容：

客戶必須搜集大量相關資料準備需求建議書，因為IT項目實施者需要按照RFP來準備他們的項目技術方案，并以此參與競標。RFP中包括項目的目標，也就是用戶的期望，也包括客戶要求項目的進度計劃；對實施商申請書的表格和內容的規定；客戶希望潛在的實施商提交投標申請書的最后期限；評價申請書的標準等。一份好的RFP應該包括以下一些內容。

1．工作表述

工作表述就是說明項目的工作范圍，概括客戶要求開發商或項目團隊執行的任務或工作單元，說明項目所涉及的各種事情，哪些必須由開發商或項目團隊去完成，哪些由客戶自己去做。例如，一個辦公自動化軟件系統的具體目標。又如建設一個網站，所需設備的采購任務，是由客戶自己完成，還是由開發商去完成；企業網站上的頁面文字，是客戶自己撰寫，還是由開發商撰寫等。

2．任務要求

需求建議書必須要具體規定開發商需要完成任務的規格和特征，如要求涉及大小、數量、顏色、重量、速度和其他開發商提出的解決方案中，所必須滿足的物理參數和操作參數。例如，建立一個企業網站，可能要求在1 000人同時訪問的情況下不會產生堵塞的感覺，網站的瀏覽頁面不低于多少；建立一個自動結賬和收款系統，可能要求每天能辦理12 000次交易的功能和其他特定的功能，如在開出了發票的30天內沒有收到賬款，就會自動產生催款通知。具體的任務要求，可能會成為將來的驗收標準。

3．交付物

交付物就是開發商所提供的實體內容，這在需求建議書中應該說明。例如，對于自動結賬和收款系統來說，客戶可能要求開發商提供硬件(計算機)、軟件(磁盤和一些印刷品)、操作手冊和培訓課程。交付物也可能包括客戶要求開發商提供定期進度報告或終期報告。

4．客戶供應條款

需求建議書還應該列出客戶的供應條款。例如，客戶需要建立一個網J站，可能需要向開發商提供企業內部的組織結構及各部門之間業務關系的詳]細說明，包括信息流程的類型、信息流量和發生頻率等。

5．表述客戶對需求的確認

需求建議書不是對客戶需求的最后確認。最后的確認應該在對開發商提出的方案進行評估之后。例如印刷宣傳手冊，可能在開印之前要經過客戶審定；局域網的建設，在購買材料和設備之前，客戶必須審定開發商的技術方案。這一點在需求建議書中必須向開發商說明。

6．期望的合同類型

(1)合同可以按固定價格訂立。這樣，開發商實際上就是費用包干。客戶只給固定的價錢，不管開發商實際工作花費多少。開發商必須保證功能的實現和質量要求，超支的風險由開發商負擔。

(2)合同也可以規定開發商不承擔風險，即在時間、原材料限制的條件下，不論實際成本多少，都會給開發商特定的報酬，也就是所謂包工不包料。在我國現階段的條件下，由于質量檢驗和資信度水平不高，這種合同比]較普遍。在需求建議書中，最好說明客戶是希望采用那種類型的合同。

7．期望的付款方式

付款方式可以分為一次性付款和分階段付款；在開始前付款和結束后付款。一般依項目的性質來定付款方式。如網頁制作，往往在項目末期付款；而架設局域網，一般在方案確認后，付款30％以便開發商采購，工程結束驗收后付滿90％，留10％等到使用一段時間以后確認無問題時付清。具體付款方式需要合同雙方協商，但在需求建議書中，客戶應該先提出自己的期望付款方式。

8．要求的進度計劃

進度計劃的要求可能很粗，如要求在6個月內完成；也可以詳細一些，如多長時間內完成方案設計和審定，多長時間內完成硬件選購與安裝，多長時間內完成軟件研制、測試與安裝，最后開發商在系統安裝調試后，在多長時間內提交所有的系統文件和操作培訓。

9．申請書的格式和內容提示

為了便于在幾個開發商之間進行比較和評價，申請書應該在形式上采取同一個格式，內容的結構也應該一致。這樣對不同的申請者來說比較公平，也能減輕客戶在評審時的工作量。客戶在需求建議書中可以限定申請書的每一部分采用的文字數量或頁數。

10．提交申請書的最后期限

申請書受理的截止日期是必須要交代清楚的。例如，要求開發商在接到需求建議書后多少個工作口之內(如l周之內、1個月之內等)提交申請書，或大家一律在某月某日之前提交申請書。這樣做的目的是便于同時對眾多的申請者進行比較、評估，也是為了保持公正，不給某些開發商以額外的時間和機會。

11．對申請書的評價標準

要告訴開發商客戶將根據哪些準則來評價他提交的申請書。這樣做的目的，是指導開發商寫好申請書。一般評價標準包括4個方面的內容：

(1)開發商在類似項目中的經驗。如他們近期是否在預算內按期完成了類似的項目，客戶對他們是否滿意?

(2)開發商提出的技術方案是否合適。如采用哪種類型的計算機軟件?數據庫的設計、方法是什么?用來建立管理信息系統的是哪種語言?采用哪些供應商的設備?等等。

(3)進度計劃。開發商是否能按照所要求的進度完成項目計劃?

(4)成本。如開發商的報價是否合理?成本預算中有無漏算的條款?將來在執行時有沒有可能出現超支，或有無可能因過于節約而導致質量不能保證?有的申請人為了爭取合同，在報價上壓低成本，到了執行階段，或偷工減料，或增加成本，結果導致所建系統的缺陷很多，或使最終成本大大超出原始的估算。對此需要引起注意。

12．資金總量

開發商總是希望了解客戶有多少資金可以用于發展擬議中的真T項目，但客戶在需求建議書中，往往不愿意透露這個信息。其實，客戶暗示大約的數字，告訴開發商他打算花多少錢來辦這件事是有好處的，這樣可以使開發商能夠提交與資金水平相適應的申請書，提高在項目準備階段的工作效率。