如果你認(rèn)為自動(dòng)化意味著大公司用昂貴的機(jī)器人取代人類，那你就錯(cuò)了。事實(shí)上，作為小企業(yè)主，你可能已經(jīng)在商業(yè)和個(gè)人生活中使用過一些自動(dòng)化工具。

自動(dòng)化策略允許你系統(tǒng)地應(yīng)用正確的工具，充分利用這些技術(shù)的優(yōu)勢(shì)并提高利潤(rùn)。以下是對(duì)小企業(yè)有用的各種類型的自動(dòng)化工具： 

小企業(yè)應(yīng)該使用的自動(dòng)化工具類型

以下幾種類型的自動(dòng)化工具可以為小型企業(yè)帶來較大的營(yíng)銷效果：

營(yíng)銷和電子商務(wù)自動(dòng)化：收集和處理客戶數(shù)據(jù)，以告知你如何在正確的時(shí)間和地點(diǎn)提供正確的信息，同時(shí)提供及時(shí)的支持以改善客戶獲取和留存率。例如電子郵件營(yíng)銷軟件，CRM系統(tǒng)和聊天機(jī)器人。

業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化（BPA）：執(zhí)行重復(fù)性任務(wù)，通過技術(shù)替換手動(dòng)工作，以簡(jiǎn)化工作流程，最小化成本并提高效率。例如員工入職，發(fā)票，休假申請(qǐng)表。

機(jī)器人流程自動(dòng)化：執(zhí)行重復(fù)且耗時(shí)的任務(wù)，這些任務(wù)不會(huì)給業(yè)務(wù)增加太多價(jià)值。例如，復(fù)制和粘貼數(shù)據(jù)，傳輸文件和執(zhí)行機(jī)械性任務(wù)。

聊天機(jī)器人：使用聊天機(jī)器人，你的小型企業(yè)就可以提供24×7客戶服務(wù)，即時(shí)訪問信息，提高效率，最重要的是，提供好的客戶體驗(yàn)。

庫存管理自動(dòng)化：與供應(yīng)商的系統(tǒng)集成，自動(dòng)添加、編輯、刪除和傳輸產(chǎn)品信息到你的電子商務(wù)網(wǎng)站。它可以實(shí)時(shí)更新產(chǎn)品數(shù)據(jù)和可用性，從而最大限度地減少延遲交貨或取消訂單，同時(shí)改善購物體驗(yàn)。 

企業(yè)使用自動(dòng)化工具的12個(gè)好處

企業(yè)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化需要對(duì)IT進(jìn)行一些投資來設(shè)置技術(shù)并使流程標(biāo)準(zhǔn)化。為了有效地確定資源的優(yōu)先級(jí)，你應(yīng)該確定在哪個(gè)領(lǐng)域采用自動(dòng)化可以為公司帶來最高的投資回報(bào)率。

以下是自動(dòng)化使小型企業(yè)受益的一些關(guān)鍵方式：

 1、適應(yīng)市場(chǎng)需求

自動(dòng)化為你提供了可擴(kuò)展性和靈活性，可以處理市場(chǎng)條件的變化，因?yàn)槟悴槐毓陀酶鄦T工來處理客戶需求或訂單量的波動(dòng)。

例如，自動(dòng)化可以處理許多重復(fù)性任務(wù)，因此當(dāng)訂單量激增時(shí)，就無需雇用和培訓(xùn)新員工來管理庫存、處理訂單或處理付款。你可以更好地控制成本并確保客戶順利獲得訂單。

 2、降低人工成本

許多小型企業(yè)花費(fèi)大量預(yù)算來雇用員工來執(zhí)行勞動(dòng)密集且耗時(shí)的任務(wù)，但結(jié)果卻沒有為業(yè)務(wù)增加太多價(jià)值。

這種情況下，自動(dòng)化可以減少處理這些任務(wù)所需的員工數(shù)量，從而降低開銷并提高盈利能力。它還可以讓你專注于員工質(zhì)量而不是數(shù)量，這樣你就可以雇傭更多的人才來推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。

 3、優(yōu)化勞動(dòng)力分配

自動(dòng)化任務(wù)能讓你從重復(fù)性任務(wù)中釋放資源，因此你可以專注于戰(zhàn)略和創(chuàng)新計(jì)劃而不是耗費(fèi)勞動(dòng)力的工作。

人力資源軟件還可以提供必要的數(shù)據(jù)和分析以優(yōu)化資源分配，例如，通過確保團(tuán)隊(duì)成員正在開展正確的項(xiàng)目，并最大限度地減少員工工作量分配不平衡的情況。 

4、提高營(yíng)銷投資回報(bào)率

營(yíng)銷自動(dòng)化可以幫助你優(yōu)化預(yù)算并改善結(jié)果。你可以使用許多經(jīng)濟(jì)實(shí)惠的工具，如電子郵件營(yíng)銷、CRM和銷售、廣告投放，受眾群體定位和電子商務(wù)運(yùn)營(yíng)（例如產(chǎn)品推薦）。

自動(dòng)化可幫助你處理、分析和組織大量客戶數(shù)據(jù)，從而實(shí)施個(gè)性化策略，這將是未來幾年改善銷售和營(yíng)銷結(jié)果的關(guān)鍵。 

5、盡量減少人為錯(cuò)誤

自動(dòng)化有助于提高業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)的準(zhǔn)確性，例如開票、簿記、訂單處理和庫存管理。這樣可以消除由于人為導(dǎo)致的代價(jià)高昂的錯(cuò)誤，將信息從一個(gè)系統(tǒng)重新鍵入到另一個(gè)系統(tǒng)。

例如，運(yùn)輸軟件能夠確保打印正確的交付標(biāo)簽，任務(wù)管理軟件可以最大限度地減少員工管理中的錯(cuò)誤，智能化庫存管理無需手動(dòng)計(jì)算貨物。 

6、利用遠(yuǎn)程勞動(dòng)力

越來越多的遠(yuǎn)程工作人員正在幫助許多小型企業(yè)獲得所需的人才和專業(yè)知識(shí)，同時(shí)降低其開銷。你可以找到合適的人員來處理手頭的項(xiàng)目，而無需雇傭大量的全職員工。

自動(dòng)化有助于促進(jìn)內(nèi)部流程，因此員工無需在同一位置不停地協(xié)同工作。有些企業(yè)甚至可以完全虛擬化，節(jié)省開銷（例如租金、辦公設(shè)備）。

7、改善協(xié)作

為確保復(fù)雜項(xiàng)目的成功，你需要監(jiān)控每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的責(zé)任并確保正確的信息和溝通流程。

自動(dòng)化可幫助你跟蹤項(xiàng)目流程，溝通關(guān)鍵日期和節(jié)點(diǎn)，并使團(tuán)隊(duì)成員了解最新數(shù)據(jù)、文件或項(xiàng)目狀態(tài)，以實(shí)現(xiàn)無縫協(xié)作。

8、提高員工滿意度

業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化有助于簡(jiǎn)化員工體驗(yàn)，并確保及時(shí)解決他們的需求和請(qǐng)求。例如，業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化可以促進(jìn)表單工作流程來處理休假申請(qǐng)表、休假管理、旅行報(bào)銷、費(fèi)用報(bào)銷等。

此外，自動(dòng)化可用于促進(jìn)新員工的入職，從而使員工能夠盡快提高工作效率，并能獲得招聘經(jīng)驗(yàn)，幫助你獲得并留住最優(yōu)秀的人才。

9、加強(qiáng)外部合作伙伴溝通

你可以將外部供應(yīng)商和合作伙伴的系統(tǒng)與你的平臺(tái)集成，以促進(jìn)供應(yīng)鏈和采購管理，確保及時(shí)交換信息，最大限度地減少延遲并減少錯(cuò)誤。

例如，你可以將采購和開票流程自動(dòng)化，或者將庫存管理軟件與供應(yīng)商的系統(tǒng)集成，以確保及時(shí)向供應(yīng)商下訂單，這樣就不會(huì)缺貨并導(dǎo)致重要項(xiàng)目延遲。

10、提供一致的客戶體驗(yàn)

自動(dòng)化可幫助你實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化營(yíng)銷、訂單處理、發(fā)貨和售后支持等流程，從而提供一致的購物體驗(yàn)，滿足客戶期望并建立信任。

此外，該流程還能收集數(shù)據(jù)和微調(diào)流程以簡(jiǎn)化客戶體驗(yàn)，從而在贏得更多銷售的同時(shí)獲得并留住更多客戶。

11、提升客戶支持

客戶支持技術(shù)（如咨詢軟件，可搜索的知識(shí)庫和聊天機(jī)器人）可以簡(jiǎn)化客戶支持，增強(qiáng)自助服務(wù)功能并提高客戶滿意度。

例如，聊天機(jī)器人可以處理一些基本查詢并提供有用信息的鏈接，因此客戶無需等待人工代理。聊天機(jī)器人還可以篩選問題并將客戶引導(dǎo)至合適的代理。

12、確保合規(guī)

對(duì)于許多小型企業(yè)而言，遵守政府和行業(yè)法規(guī)可能相當(dāng)昂貴，例如旅行報(bào)銷的稅務(wù)合規(guī)性或在高度監(jiān)管的行業(yè)（例如，醫(yī)療保健和金融）中處理客戶信息。

通過自動(dòng)化流程，可以確保員工遵循符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)的特定程序。你還可以將規(guī)則合并到工作流管理中，以確保滿足必要的標(biāo)準(zhǔn)。

以智能方式實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化

新工具經(jīng)常被使用，但如果你沒有明確的策略來指導(dǎo)新工具的使用，那么新工具很容易成為中看不中用的東西。

你需要明確你的短期和長(zhǎng)期業(yè)務(wù)目標(biāo)，以便確定應(yīng)該把注意力和資源集中到哪些關(guān)鍵領(lǐng)域。

收集當(dāng)前流程的數(shù)據(jù)，以確定哪個(gè)工作流程使用自動(dòng)化后獲益最多（例如，需要人工操作但不會(huì)增加太多價(jià)值的重復(fù)性任務(wù)），以便你可以優(yōu)先考慮自動(dòng)化。

然后，你可以分析和改進(jìn)流程，以確保在標(biāo)準(zhǔn)化和自動(dòng)化工作流程之前優(yōu)化它們以實(shí)現(xiàn)成本效益。畢竟，如果你將有缺陷的流程自動(dòng)化，那么你只是將缺陷放大了。

為工作選擇合適的工具也很重要，這樣就可以保證在預(yù)算不超支并滿足你的業(yè)務(wù)需求。通常情況下，小型企業(yè)可以通過易于使用的簡(jiǎn)單工具獲得最高的投資回報(bào)率，因此無需在實(shí)施和員工培訓(xùn)上花費(fèi)大量時(shí)間和資源。

最后，不要忘了定個(gè)目標(biāo)，并設(shè)置與業(yè)務(wù)目標(biāo)相關(guān)的KPI，以便于衡量結(jié)果并調(diào)整策略。

（來源：雨果情報(bào)君）

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