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2025-03-19 17:00
特朗普上臺，再加上各州財政的入不敷出，從聯邦到州都逐漸收緊了合規方面的要求。對于出海的賣家而言，在美國進行本地化的經營，就顯得尤為重要。
在本地化的過程中，招聘美國本地的員工，無疑是本地化過程中的關鍵一環。
但在美國招聘員工，賣家將面臨一系列與稅收相關的責任。
責任一：收集和維護員工記錄
保存記錄應該是公司的首要任務，因為美國國稅局IRS和其他政府機構隨時可能會查詢公司的記錄。而記錄員工信息，主要是用W-4表格收集員工最新的個人信息，以正確收集和支付聯邦和州稅所需的數據。公司必須在雇傭員工期間，妥善保存這些雇傭記錄，并確保這些記錄在IRS要求提供時，可以隨時提供。
責任二：確認員工有資格在美國合法工作
聯邦法律規定，每位開始新工作的員工，必須填寫美國公民及移民服務局（USCIS）的I-9表格《就業資格驗證表》。公司可以在線獲取該表格。
責任三：獲取每個員工的社會安全號碼SSN
根據美國稅法規定，公司在為員工申報W-2表時，必須準確收集并填寫每位員工的法定姓名及SSN。需特別注意的是：個人納稅人識別號ITIN不可替代SSN用于員工身份認證或雇傭關系。ITIN僅適用于兩類人群——一是未取得美國合法工作資格的外籍居民/非居民，二是因其他稅務申報需求（如投資收入報稅、申請稅收協定優惠等）需要獨立稅號的主體。例如，持留學生簽證（F-1）在校內打工的學生、持商務簽證（B-1/B-2）的短期訪客等非工作簽證持有者，依法不得使用ITIN進行雇傭登記。若公司誤用ITIN代替SSN，可能被IRS認定為雇傭身份文件不完整，導致稅務申報無效或面臨處罰。
責任四：收集W-4用于預扣稅
公司需通過W-4表，完成員工所得稅代扣義務。新員工入職時，必須填寫并提交W-4表格，公司應依據表格中注明的申報狀態（單身、已婚等）、收入水平、受撫養人數量以及薪酬支付周期（周薪、半月薪或月薪），計算聯邦預扣稅額。若員工未主動提供完整表格，則默認執行全額預扣。對于非居民外國人，需根據其稅務身份，執行特殊預扣規則，部分情況下需適用稅收協定稅率或額外預扣比例。州法律同樣要求代扣所得稅，公司須同步遵循各州具體稅率標準。此外，當員工經歷婚姻狀況變更或收入結構重大調整時，應要求其重新提交W-4以確保預扣準確性。不合規的操作，可能會導致IRS的罰款及州稅務稽查。
責任五：代員工預扣FICA稅
FICA稅，全稱社會保障與醫療保險稅（Federal Insurance Contributions Act），可以理解為美國版的「五險一金」。和國內類似，FICA稅也是由雇主和雇員按比例出資。作為雇主，公司有義務提前扣除員工在FICA稅中應繳納的份額。一般來說，只要是為公司全職工作的員工，都需要繳納FICA稅，無論員工年齡大小，又或是他們是否已經開始領取社會保障福利。即使員工參與退休金供款計劃（比如401k），導致應稅工資減少，員工的部分收入仍需繳納FICA稅。需要注意的是，FICA稅中的社會保障稅部分，是有設置年度應稅上限的；而醫療保險稅則針對全部薪資征收，無收入上限。
責任六：別忘記FUTA稅
聯邦失業保險稅（FUTA）是公司承擔的一項稅負，所有資金都由公司出資，員工無需承擔。根據規定，公司需按員工年度內前7,000美元薪資的6%計算FUTA稅款，但若已向州失業保障體系（SUTA）繳稅，可享受最高5.4%的聯邦稅收抵免，實際聯邦稅率最低可降至0.6%。稅款需按季度申報繳納，截止日期為每季度結束后首個月份的最后一天（如第一季度稅款需在4月30日前繳納），若遇周末或法定節假日可順延至下一工作日。逾期繳納將產生每月0.5%的滯納金及罰息。值得注意的是，即使員工全年薪資未達7,000美元，公司仍需按實際支付金額計稅。此外，FUTA稅僅針對工資性收入，不包含員工福利或報銷款項。
（來源：艾凡咨詢公眾號）
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