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2025-01-26 17:27
在美國有雇員的賣家，多多少少都會對美國復雜的薪資稅和紛繁復雜的稅表感到頭疼過：
每個季度需要報告，且每個州自己的報告截止日期可能也會不一樣；
員工如果有搬遷、增減人口等情況，還要及時更新在公司處留檔的W-4表，等等。
因工資單的不合規而產生的天價罰單屢見不鮮，賣家要提高警惕。
這5大常見錯誤，注意避開
只是工資單上的一個微小錯誤，就可能會給公司帶來高昂的代價。
因此，對于不熟悉美國薪資稅規定的賣家，以及手動制作工資單的公司而言，一定要再三留意。
常見錯誤1：遺漏員工信息
手動處理工資單時，非常容易犯的錯誤之一，就是把員工的一部分信息遺漏了。
像是員工全名、員工的社會安全號碼SSN、家庭住址等，都是容易輸錯或遺漏的。
為了避免出現類似的錯誤，建議公司定期詢問員工的情況，并保持所有必要信息都是最新、最準確的狀態。
常見錯誤2：算錯加班工資
每個州的工資基數不同，加班工資也可能會不一樣。
因此，了解并遵守公司所在州的就業法規，是非常重要的。
同時，公司還有義務準確記錄員工的真實工時，以正確計算員工的工資情況。
常見錯誤3：扣錯預扣
預扣稅出錯，可能是因為計算錯誤，也可能是員工給公司的W-4表沒有及時進行更新。
扣錯預扣稅不僅會給員工帶來麻煩，還可能會給公司帶來不必要的罰款。
常見錯誤4：沒有記錄到員工情況的變化
像是某位員工升職加薪、工作時間變化，又或是休產假/陪產假等，在制作工資單時經常會被忽視。
為了避免出現此錯誤，公司有必要建立明確的行政流程，來記錄和更新這些變化。
常見錯誤5：覺得定時審查工資單不重要
在航空業，有一條著名的「海恩法則」：
每一起嚴重事故的背后，必然有29次輕微事故、300起未遂先兆以及1000起事故隱患。
這條法則，在工資單上也是同理。
在收到聯邦或州政府的巨額罰單前，公司可能已經很長時間沒有進行過工資單審查了。
為了避免「小事故」演變成「大問題」，定期進行工資單的內部審查是非常有必要的。
如何審查工資單？要審查哪些方面？
在正式開始審查工資單之前，公司內部要先定好一個小目標：
是為了更準確的薪資數據，還是為了實現流程上的優化？
不過，無論目標如何，審查工資單的流程都不會有太大變化。
第一步，收集文件。
根據公司現有情況，收集工資記錄、時間表、工資單、納稅申報表、員工合同，以及其他相關文件。
第二步，正式開始審查。
在正式進行內部審查時，主要是審查以下幾個方面——
公司政策和程序是否符合相關法律法規？
員工信息是否準確？是否有已離職但信息仍未刪除的員工？
員工的收入和扣除額是否準確無誤？獎金、傭金、帶薪假期、小費等，是否有記錄在工資單內？
公司內部是否有任何異常交易？如某位員工要求報銷差旅費，但其職位通常不需要出差。
員工的薪資稅是否繳納正確？有無少繳或漏繳的情況？
員工參與的福利計劃，公司是否有準確地進行計算、繳費和扣除？
若在審查過程中發現有不合規、有差異，或是流程上有可改進的地方，記得及時進行記錄。
第三步，和員工進行面談。
在公司規模不大的情況下，有條件的話盡可能和員工進行溝通，由他們本人二次確認工資單是準確無誤的。
在審查完畢后，針對暴露出的問題，公司需要盡快「堵住漏洞」，來防止更多的錯誤和欺詐行為。
（來源：艾凡咨詢公眾號）
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