本文將系統分析首次引入海外倉系統時的必備事項，如果您已經在使用類似的系統，可以根據需要跳躍性閱讀。

如果現在海外倉還依賴傳統的倉儲系統、手動流程甚至電子表格來管理海外倉、一件代發業務，那必然會造成出錯率高，運營效率低，海外倉盈利低的困境。

現代化的海外倉管理系統是一種旨在優化和管理海外倉全鏈路作業的工具，通常可以對接主流電商渠道和物流商，erp系統，硬件等，實現多業務，多數據的無縫對接。

1、海外倉管理系統對海外倉的好處

首先就是運營效率的綜合提升，通過優化海外倉的作業流程，減少手動操作所需耗費的時間，降低出錯率。尤其是對一件代發這種海外倉的核心業務來說，更是能在效率上得到質的改變。

另外，就是其強大的可擴展性。海外倉系統通常可以和主流電商渠道、物流商、erp系統做集成對接。這足以輕松地應對多個平臺的大量訂單。在面對眾多不同客戶的不同倉儲業務時，也能清晰的管理每一個客戶的需求。

最后就是對海外倉的運營成本起到很好的優化作用。現在海外倉較大的成本開支就是倉租和人工，通過海外倉系統，科學規劃倉庫，充分提升物理面積的利用率，規劃人工工作流程和路徑。

這都能在很大程度上優化海外倉的成本支出，避免預算浪費，成本虛高。

2、海外倉實施海外倉wms系統的流程

2.1、評估海外倉當下的業務和客戶構成

想找到一個適合自己的海外倉管理系統，最重要的先決條件就是充分理清現在的業務和客戶構成。首先，要確定現在海外倉的基礎情況。比如您是只有一個倉庫，還是同時經營多個倉庫。最近是否有擴張海外倉的計劃。

其次，要了解你核心客戶的業務需求。海外倉作為服務業，業務流程的優化一定是以客戶為中心開展的。這就要理清楚你現在主要服務的是哪一類客戶，是一件代發業務，中轉業務還是退換貨業務？

另外，就是梳理現在的訂單和產品情況。比如每天的單量大概多大，現在核心客戶的主要產品是什么，是普貨，帶電還是液體等等。

這些都直接決定了后續訂單打印，包裝，運輸的流程是否復雜，以及需要海外倉系統在功能設置上做何種配合。

2.2、確認現在海外倉的工作流程

海外倉系統雖然可以提供標準和自動化的海外倉管理，但是這仍然需要配合您當下的工作流程，所以清晰的海外倉運作sop是非常重要的，不管是否引入海外倉系統都是這樣。

日常的海外倉運作通常包括幾個核心環節：

貨物的入庫：目前的接收和檢查流程是怎樣的？會不會不檢查直接接收？現在箱子和托盤存放的規則是什么？不同產品sku如何區分，是否有明確的標簽規范？

貨物的存儲：目前貨物箱號是怎么追蹤的，當貨物倉內有移動之后，是怎么跟蹤的？現在是否有什么方式可以讓你隨時查看每一個sku的存量和精確位置？

出貨：目前的挑選、包裝、分類和運輸的作業流程是怎樣的，對訂單的揀貨流程是怎樣的，目前和物流商的合作模式是怎樣的，是只和一個物流商合作還是有多個合作的物流商，對接發貨的流程是怎樣的？

2.3、對特殊客戶的需求評估

雖然說特殊客戶可能只是占據你業務的一部分，或者一小部分，但是因為他們的需求特殊，如果沒有妥善的業務流程，會直接影響海外倉的整體效率。

首先要評估這些客戶對庫存方面是否有特殊要求，比如需要存放在特定的位置、冷藏或者干燥存儲，還是常溫存儲。

其次就是看他們是否需要配套或者捆綁的增值服務，比如是否需要特定的組裝，貨物檢查等。

3、確定目前海外倉的痛點和對海外倉系統需求的期待

通過上面的梳理，你現在應該清晰的知道了你的核心客戶是誰，你的核心業務是什么，哪些是特殊的客戶需求。下面我們就可以根據這些來評估你目前對系統的需求到底是什么了。

通常來說，海外倉在業務流程上常見的問題是：

倉儲管理系統缺乏可擴展性，面對大量訂單和sku時會難以處理；

一件代發處理速度過慢，影響客戶體驗；

庫存管理粗糙，沒辦法實時跟蹤倉庫內貨物的狀態；

海外倉貨物吞吐量達不到預期，倉庫長期不飽和；

根據痛點確定對海外倉系統的期待

對海外倉系統的功能期待，一定是清晰、可落實到具體功能的。比如說想提升海外倉盈利水平，這就不是一個很好的期待，畢竟影響盈利的因素太多了。但是提升庫存數據的可見度，這就是一個清晰的功能，可以借助海外倉系統的庫存管理功能來實現。

一般來說，海外倉希望通過海外倉系統可以改進的指標包括：

一件代發作業流程；

日處理訂單數量；

財務數據分析；

貨物庫存管理；

物流管理；

4、怎么為海外倉選擇合適的海外倉管理系統

首先我們應該知道現在市場上的海外倉系統主要的類型和各自的特點。

本地部署的海外倉系統：通常功能和系統的體量都比較大，往往是基于高度定制或自研。比較適合大型海外倉，優點是可以和企業內其他數據無縫對接，缺點是所需的時間成本和研發成本較高，中小型海外倉一般難以承受。

erp系統的海外倉管理模塊：嚴格意義上講這種并不能算是海外倉系統，因為一般都不是獨立存在的，而是依賴某個erp系統，另外增加的一個功能模塊。

好處是基于同一個開發商，設計語言統一，使用的學習成本低。

缺點是和完整的海外倉系統相比，功能性會比較粗糙，難以實現精細化管理。

SaaS模式的海外倉系統：目前比較主流的形式，成本和部署速度占很大優勢。比較適合中小型海外倉，性價比較高，不過對大型海外倉來說，功能的定制化上略顯不足。

其次就是要知道在選擇海外倉系統的時候，要考慮什么因素

定價模型：現在海外倉系統的定價模型還是比較多的，有按年合作的，也有按月訂閱式合作的。按年合作的通常價格較高，在幾萬-十幾萬不等，比較適合成熟的、中大型海外倉。按月訂閱式合作的相對比較靈活，比較適合預算有限但是又需要海外倉系統的企業。

可擴展能力：海外倉的業務一定是時刻都在發展的，所以在選擇系統的時候也要充分考慮系統功能的可擴展性。不然剛選的系統過了幾個月就因為無法滿足業務發展而荒廢，浪費就比較大了。

部署的形式：對中小型海外倉，家庭海外倉來說，建議選擇SaaS模式的海外倉系統。一個是部署的速度快，只需要做簡單的后臺設置就能馬上投入使用。另一個就是后期的維護成本低，服務器等成本都是開發商承擔，不需要自己做IT維護。

隱形費用：比如對接電商渠道，物流商，是否需要單獨付費。如果這些都需要單獨付費，那系統的成本就不只是當時采購的成本，還要加上后期對接的費用，一定要提前談清楚。

5、準備啟用海外倉系統要做的事情

海外倉系統的啟用并不是付費就可以的，從啟用到調優，到最后的適配，是一個長期優化的過程。不能說買了一套系統丟給倉庫工作人員就完事了，這是遠遠不能發揮系統全部價值的。

5.1、制定海外倉系統啟用時間規劃

第一階段是信息的收集和準備：為海外倉系統的開發商提供公司相關信息和資料，便于開展合作。其次就是整理海外倉目前的基礎信息，倉儲規劃圖等。

第二階段是做好硬件和軟件的集成準備：通常來說海外倉都會使用掃碼設備，PDA，打印機，稱重設備等，要做好這些設備和海外倉系統集成的準備。

如果你同時使用erp系統，財務軟件、打單系統等其他的管理系統，也要和開發商對接相關的集成事宜。

第三階段是配置海外倉系統：根據上述準備的信息，還有海外倉的業務模式，客戶特點，要對海外倉系統做一定的個性化設置。

比如將倉庫的編碼，托盤編碼等進行規劃和錄入。不同的計費類型，電商渠道的配置，產品條碼，sku的配置等等，都需要在海外倉系統的管理后臺做好設置，如果在設置中遇到問題要及時和開發商溝通。

第四階段是功能測試：對配置好的系統進行模擬操作，完整的走幾遍貨物進出庫，訂單處理，發貨等真實流程，確定系統運作順暢，同時確認系統和倉庫可以順利對接。

然后就是對海外倉的工作人員做對應的培訓，確保他們可以在日常的海外倉運作中順利的使用系統。第五階段是上線：海外倉系統正式變為海外倉的一部分，將貨物的進出庫，庫存管理等操作轉移到海外倉系統上運作。

第六階段是維護：如果在使用過程中遇到什么問題，要及時和開發商溝通協調，快速解決并不斷調優系統。

5.2、對海外倉系統應用的預算規劃

成功引入海外倉系統需要準備的預算通常有三個方面：系統預算、硬件預算、人工預算。

系統預算就是采購系統的直接合作費用，按年或者按月訂閱。硬件預算是如果現在的海外倉沒有相關的掃碼設備，后續想和系統一起引入，則需要采購一定的硬件設備。

人工預算主要是看當下的海外倉工作人員是否可以順利過度到系統工作模式，如果不可以，可能需要單獨增加人員。

6、海外倉管理系統的實施比較容易踩到的坑

很明顯，想順利的發揮海外倉系統最大的價值并不是一件簡單的事情，尤其是對第一次使用系統的人，可能會踩到很多坑。

比如海外倉本身的需求收集不足，錯誤的評估了對海外倉系統的功能需求。錯誤的期待只能選擇錯誤的系統，也就沒辦法發揮系統的價值。

再有就是和開發商的溝通不暢，中間一些需求的溝通出現偏差，導致實際采購的系統和預期的系統不是一回事。

還有就是測試不足，海外倉系統引入之后沒有正確的設置，測試不足。導致實際上線的時候頻繁報錯，影響海外倉運轉的效率。

（來源：海外倉工程師Eric）

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