圖片來源：圖蟲創意

從去年開始，由于沒有了展會，加之視頻會議一下子在全球流行開來，所以整個外貿行業在跟客戶溝通也發生的變化，具體表現就是你可能跟客戶開視頻會議（conference call）的頻率和時長都變多。

我知道視頻會議會給外貿人帶來很多恐懼和焦慮，所以，今天我們要學習一些快速而簡單的方法來改善你的視頻通話，尤其是當你需要同時使用你的商務英語技能時，這樣你就可以有一個更順利的開始，一個更自信的對話，以及一個真正強有力的結束。

這篇文章將假設你是視頻會議的參與者，然后我將將展示完成電話會議的每一個步驟，以及在其中你可以使用的基本商務英語短語。（我們將在另外一篇文章中假設你是會議的注冊者，然后告訴你如何主持一個conference call以及有用的英文短語）

#01你在電話會議前要做什么準備？

檢查技術方面是否正常，括檢：查你的手機或電腦有相應的軟件并且可以正常運行，檢查你的網絡已經連接好并且快速而穩定，確保設備電池滿電。

#02 1對1視頻會議

1.開始對話

如果是一個輕松的視頻會議，你可以說：

HelloHiHey

如果你和某人進行專業交談或生意溝通，你要保持更正式。你要先說你好，然后再稱呼對方的名字：

Hello, Mr. Smith.Hello, Mrs. Rodriguez.Good morning, Mr. Smith.

2.打過招呼后

問候之后，你可能想做一個快速的技術檢查，你可以問：

Can you hear me?Can you see me?Is the audio working?Is the video working?

問這些問題以使事情順利進行。然后你可以繼續你的問候，簡單聊一聊可以緩和氣氛，你可以問：

How are you?How’s it going?How is your day so far?How is work?How is everything?

你還可以使用一些社交型的small talk。

3.對問候語的回應

對方也可能問你上面的問題，你對這些問題的回答應該是簡短、積極和切中要害的，也許兩個字，比如：

Good.Great.Everything’s fantastic.Can’t complain.Never better.

關于如何像一個英文母語者一樣流利自信地回答 “How are you”，可以參考下面的文章：

你真的會正確回答國外客戶的這兩個問題嗎：How are you? & How have you been?https://hongbanzhuan.com/how-to-answer-how-are-you/

4.談論視頻會議的目的

一個專業的conference call應該談及目的或復述議程。你可能在一些回答中使用短語動詞，你可以說：

I’d like to talk about X, Y, and Z.Let’s go over X, Y, and Z.I’d like to review X, Y, and Z.I’d like to cover X, Y, and Z in this call.

你可以使用這些短語 “talk with you about”，”go over something “或 “cover something “。

5.總結會議

如果你是在開一個商務會議，你應該總結一下你們剛才談的內容。例如：

It was great talking with you about X, Y, and Z.I really enjoyed being able to cover X, Y, and Z with you today.I appreciate your time going over X, Y, and Z with you.It’s been a pleasure talking about X, Y, and Z with you.

你可以可以說明接下來的行動步驟，比如：

I’ll follow up with you in a couple of days.I’ll touch base with you in a couple of days.I will get back in touch with you soon

6.如何結束通話？

在你的電話結束時，不要只說再見就結束談話。這是一個大錯誤，那會讓人感覺很突然，很不禮貌。這里有一些短語，你可以用來像英語專家一樣結束你的談話，表達感謝是不會出錯的：

Thank you.Thank you for talking with me today.Thank you for taking the time to talk with me today.Thank you for taking the time to chat with me today.Thank you for making time for meeting with me today.

這些都表達了同樣的意思，選擇你最喜歡的就可以了。

7.收尾

最后，在你說了謝謝、總結和談論下一步行動步驟之后，你可以通過簡單地說 “Bye “或 “Goodbye”來結束你的電話。如果你的商務電話更隨意，你可以說，”See you later “或 “Talk to you soon”。但建議不要說byebye，具體原因請看這個文章：

#03多人參與會議

1.自我介紹

在電話正式開始之前，你可能會聽到這樣的問題：Is everyone on here? 或 Can you hear me? 你可以用簡單的yes來回答。

通常情況下，老板或發起電話會議的人將主導討論，并可能要求其他聽眾進行自我介紹（特別是在他們彼此不熟悉的情況下）。當輪到你介紹時，保持簡短和簡單。說明你的名字和你的職位或主要職責，盡量不要超過兩句話。例如：

Hello, everyone. My name is James Zhang and I’m the Sales Manager at [your company name]

2.輪到你發言時

如前所述，你需要確保在電話會議前做好充分準備，將你的要點寫在紙上。把你的主要觀點寫在一張紙上，如果需要的話，你可以參考一下。另外，你也需要確保你的觀點或發言有一個明確的開頭、中間和結尾。

例如，你可以用這樣的話開頭：

Hello everyone. As the Sales Manager, I have three suggestions for the project.

然后，在你討論這三點時，用 “first”、”second “和 “third”來標記。

最后，用一個積極的句子進行總結，你可以強調你的方法可以帶來的捉妖好處/優點，比如：

So to sum up, by implementing these three strategies we can achieve a significant sales boost and build a stronger relationship with our customers.

3.盡量不要打斷發言的人，但如果你一定要打斷，可以這樣做

如果你不同意某件事情或要提出反對意見，盡量不要打斷目前正在發言的人。相反，等待下一次輪到你發言時，你可以說：

I’d like to raise an objection to…I disagree with…

如果談話已經轉到一個新的話題，你仍然可以回到你的反對意見：

I’d like to backtrack (return) to [topic]. 我想回溯/返回到某個話題。

然而，你如果沒有聽到或理解別人所說的話，這里有一些有用的短語來立刻停止對話，并得到澄清：

如果你聽不清幾個詞或句子：I’m sorry, I didn’t get that. Could you please repeat what you just said?

如果有一個具體的詞你不理解或不認識：I’m afraid I’m unfamiliar with that term. Can you explain it?

如果你需要澄清一個想法：I’m sorry, I don’t follow you. Could you please explain that again?

如果有人說話太快或語無倫次：Can you speak a little more slowly, please?

簡而言之盡量做到有禮有節。

4.結束通話

在電話會議結束后，你可以討論解決方案：

After hearing your points, I feel the best course of action is to…

但如果你還需要仔細考慮，不要害怕這樣說：

Thank you for all your input. I’ll let you know my final decision on this topic by email within a day or two.

最后就感謝你的會議參與者的時間（如果人數較少，最好在感謝時說出對方的名字）。

提醒：不要驚慌失措。你主要準備好你想飆到的，檢查你的電話/網絡連接，把關鍵詞和重要的短語記在腦子里，當輪到你時，慢慢來。即使出了問題，簡單道歉后繼續。你應該把這個機會當作一個挑戰，相信自己你絕對會成功。

#04一些在視頻會議中實用的短語

1.在電話中介紹自己

Hello, Sandra here.

Hello, it’s Sandra speaking.

2.檢查其他人是否在通話中

Is Sandra on the line?

Do we have Sandra on the call?

Do we have Sandra yet?

Are we waiting for anyone else?

3.開始通話

Welcome to the conference call…

Is everyone ready to start?

Shall we start?

As you know, today we are discussing X…

Did everyone receive the agenda? / Has everyone received the agenda?

4.克服聲音問題

If you are not speaking, please put yourself on mute.

Eric, I can hear background noises, please can you put yourself on mute when you are not talking?

The sound quality is not good, please can everyone speak up?

I can’t hear Jane, can everyone else hear Jane?

Sorry can you say that again, I can’t hear you clearly?

Sorry can you repeat that, the sound quality is poor?

5.共享你的屏幕

I’m sharing my screen, can everyone see it?

I’m uploading the document now, can you see it?

6.結束通話

So the agreed action points are X, Y, Z.

Is there anything else to discuss?

I’ll confirm our discussion by email.

Let’s finish / close the call, thank you everyone.

Thank you for your contribution/participation/ideas, let’s speak again next week.

We’ve run out of time so let’s wrap up and close the call.

7.如何在電話會議中要求澄清問題

聽見別人說話和理解他們是兩個完全不同的問題。你可能聽得很清楚，但完全不明白他們在說什么，或者由于噪音和連接問題，你可能根本聽不到他們說的所有內容。這里有一些常見的英語短語，你可以在電話會議中用來澄清：

Could you speak more slowly please?

Could you repeat that again or could you repeat that last bit please?

Could you speak up please (a little louder)?

Could you explain that again? Or Could you explain that in layman’s terms (non technicallanguage)?

I didn’t get that I am sorry could you say it again?

8.如何打斷正式的電話會議

如果你想問一個問題，打斷電話交談是可以的，你可以使用以下任何一句話來打斷。

Sorry, would you mind if I asked a question?

Just to clarify are you saying that…

Could I interrupt you for a minute?

Would you mind if I jumped in there please?

Can I stop you for just one minute please?

正如你所看到的，這些通常都是有禮貌的說法，所以不應該讓任何人不高興。但有時在激烈（憤怒）的交流（討論）中，禮貌可能會消失。

9.其他電話會議英語詞匯

在商務電話交談中使用的一些有用的英語短語。

I won’t keep you long

I will keep this brief (short)

Well, that is all I wanted to say

That covers everything I had to say

Now, are there any questions?

I am glad you asked that…

That is a really good question

Let me get back to you on that (I will give you a better answer later)

Can you leave it with me? I’ll find out and let you know.

I think you might have misunderstood me…

Please allow me to clarify it once more.

好了，希望這些短語和提示對你的視頻會議電話有幫助，也可以讓你變得更有信心，更有能力。

（來源：阿里巴巴外貿圈）

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