自從歐美這兩塊大市場深陷經濟危機以來，外貿形勢每況日下，大部分外貿企業都遭遇了訂單縮水的無奈和折磨，一部分實力較弱的企業甚至關門了事。目前雖然歐美經濟走出了衰退泥潭，但是市場依然沒有根本復蘇，此外，越南、印度、印尼等國也正以其低廉的制造成本與中國企業在國際市場上競爭，總之中國外貿企業的出口之路依然不輕松。

在此背景下，外貿企業如何提高競爭力成為一道重大議題。除了成本壓縮、產品革新、質量維護之外，對外貿業務團隊、客戶關系、訂單跟蹤的管理也成重中之重。

雨果網獲悉，如今已有越來越多外貿企業開始采用專業的軟件來管理團隊、客戶及訂單等各個環節，摒棄以往粗放式的管理模式，在價格優勢日漸喪失的趨勢下，從公司管理中提升競爭優勢。

外貿企業遇到了哪些管理難題？

福建泉州的一位外貿公司老板向雨果網介紹了外貿企業普遍在管理方面遇到的幾個問題：

一、業務員難管。很多業務員干了幾年甚至一段時間之后就提出了辭職。此時，顧客資料和顧客關系很可能被其帶走，而新人來了之后，對老業務員留下的各類錯綜復雜的客戶資料難以上手，業務由此陷入了青黃不接的尷尬境地；

二、業務員飛單。部分業務員未能恪守職業道德，私吞訂單，與其他公司合作或者自己與顧客建立合作關系，以此獲得比業務提成更高的回報；

三、客戶流失嚴重。顧客在不知不覺著中流失了，但是顧客為何流失？業務員是如何將其跟丟的？我們往往無法掌握具體的細節，不知道從哪方面著手調整；

四、訂單、數據、單證管理混亂。隨著業務的增多，企業手頭上積累的顧客、郵件、單據越來越多，變得愈發龐雜而無序，要查找一個郵件或單據都要大費周折，導致工作效率低下；

五、公司業務數據無法實時反饋，導致資金積壓，利用率極低。

這些問題該如何解決呢？雨果網為此采訪了廈門某LED公司總經理Owen。

Owen本人也遇到了上述類似的問題，經過一番摸索之后，最終找到了較好的解決方式。

Owen稱：“上班期間，所有的員工都在伏案工作，都在啪嘰啪嘰地敲打著鍵盤，但是他們具體在做什么我們卻不得而知。是否偷懶倒是其次，最主要的是我們要知曉他們與顧客溝通的進度如何，遇到了哪些問題，我們是否可以在必要的時候介入并提供指導。我們不能到每年年終時才來總結員工的工作得失，而是應當從始至終地對其工作內容進行管控，這樣才不會浪費時間，才能收到最好的效果?！?

他表示，外貿企業要如何對員工的日常工作進行精細化的管控呢？除了對員工面對面交流探討之外，對其郵件、訂單的系統化管理是非常重要的。

“早些年，我們得逐一地查看、統計各類單據和合同，這樣做的效率是非常低的。如今，專業化的外貿軟件可以幫我們統計并生成各類數據，大大提高了管理效率。不過，市面上的外貿軟件琳瑯滿目而良莠不齊，我經過好幾次的篩選和嘗試，也交了一些‘學費’，最后還是發現睿貝外貿軟件用起來得心應手。睿貝軟件有很多優點，其界面簡潔明了，即便沒什么軟件知識的外貿新手也可以很快入手，這省去了不少培訓的時間，此前我也選擇了一些外貿軟件，其架構體系過于龐雜，我自己研究了很長時間才掌握了使用方法，因此我也曾花費了大量時間指導員工如何操作軟件。外貿軟件本來是一個工具，越簡約越好，工具本身不能成為障礙，但是很多軟件沒辦法做到這點，而睿貝外貿軟件卻很好地克服了這個問題，如今我和我的團隊用起來得心應手。此外，該軟件自定義功能很強，數據分析很到位。其基于B/S架構，可以移動辦公，不需要安裝客戶端，在全球各個地方，只要有瀏覽器、網絡就能使用這一軟件，非常便捷?！監wen補充道。

Owen進一步指出：“如今外貿業務往來的主要溝通渠道是郵件，隨著顧客數量的增加和溝通的深入，我們的郵件越來越多。每當點開郵箱時，來自不同國家、不同公司的郵件撲面而來，令我們眼花繚亂，不免心理發怵。毫無疑問，梳理、歸類這些郵件是我們提高工作效率的重要步驟。借助專業的外貿軟件，我們便捷地理清如同一團亂麻的郵件。”

外貿老板如何用軟件來管理公司？

據Owen介紹，睿貝外貿軟件有一個強大的郵件管控功能，包括“員工管理”，包括“工作檢查”和“員工業績排行榜”。

通過“工作檢查”功能，企業管理者以總賬號登錄之后，可以看到一個如同“控制表盤”一樣的界面。此時每個員工的工作情況一目了然，該員工有幾封未讀郵件？本月與幾個新顧客建立了溝通關系？15天或者30天內沒有聯系的顧客有幾個？等等。

僅僅知曉該員工收發了多少郵件并不能讓一個管理者知曉其業務進度，因此軟件還專門提供了另外一個功能——員工的工作業績排行榜：該員工本月報價幾次？拿下了幾個合同？合同金額多少？所有的細節都一目了然。

這無異于將員工在工作中的所有行為都置于放大鏡之下，纖毫畢露。

此外，作為一個業務管理人員或者公司所有人，資金是他們非常關心的一個事項。通過這一智能化軟件，應收款、應付款、收款單、付款單等一一展示在一個界面上，可以隨時點擊查看和跟進，讓管理者對公司的資金動向了解得一清二楚。

管理者總攬全局，并引導公司的業務走向，因此需要對業務的宏觀趨勢有一個把握。該軟件因此專門設置了一個“統計報表”功能。通過這一功能，管理者可以看到近一個月、兩個月、乃至更長時間的業務趨勢狀況，包括阿里詢盤轉化率、本月總詢盤數、成交顧客數、建檔總數等等。這些數據都以餅圖、柱狀圖、線形圖等來顯示，非常直觀易懂。

業務員飛單、顧客資料流失怎么辦？為了杜絕這一損失，睿貝軟件提供了“客戶管理功能”，凡是業務員聯系的顧客，其詳細資料過都會歸檔處理，即便業務員離職后，管理者依然可以有條不紊地與原有顧客聯系。新來的接替者面對著齊全而詳細的顧客資料，也可以很順暢地接受前任的工作，而不至于使業務陷入青黃不接的尷尬境地。（文/雨果網 吳以輝）

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